Kako ohraniti datoteko PST majhne, ​​tako da arhivirate svojo staro pošto

Anonim

Ker je nabiralnik pošte, ki ga ohranjate v Outlooku, raste, zato običajno traja tudi čas, ki ga potrebuje Outlook, da naredi, kar želite. Omejitev velikosti datoteke PST. (Datoteka PST ali "Personal Folders" je seveda, če Outlook hrani vse podatke, vključno s koledarji, stiki in e-pošto.)

Majhna datoteka PST je hitra datoteka PST

Kakorkoli, plača, da velikost vaše glavne datoteke PST ostane majhna in obvladljiva. Outlook lahko naredi nekaj od tega s samodejnim arhiviranjem. Ali pa delite svoja sporočila med več PST datotek, ki so lahko neboleče in hitre.

Arhivirajte staro pošto v Outlooku in hranite datoteko PST majhno

Če želite ustvariti arhiv starih sporočil v programu Outlook, ločite od datoteke PST, ki jo uporabljate vsak dan:

    1. V programu Outlook 2007:
      1. Izberite Datoteka> Upravljanje podatkovnih datotek v meniju Outlook.
    2. V programu Outlook 2016:
      1. Kliknite mapa.
      2. Pojdi na Info kategorijo.
      3. Kliknite Nastavitve računa.
      4. Izberite Nastavitve računa … iz prikazanega menija.
      5. Pojdi na Podatkovna datoteka tab.
  2. Kliknite Dodaj :
    1. V programu Outlook 2016:
      1. Vnesite ime za arhiv pod Ime datoteke:.
      2. Izberite želeni format pod Shrani kot tip:; ponavadi izberite Podatkovna datoteka Outlook.
    2. V programu Outlook 2007:
      1. Izberite želeni format. Razen če boste morda morali dostopati do podatkov z Outlookom 2002 ali starejšim neposredno, je varno poudariti File Outlook Outlook Personal File (.pst).
      2. Kliknite v redu.
      3. Vnesite želeno ime datoteke.
        1. Letna arhivska dela dobro delujejo in poimenovanje datoteke PST po letu je smiselno. Seveda lahko izberete mesečne arhive, če imate veliko veliko pošto za obravnavo ali drugo shemo. Prepričajte se, da so nastale velikosti datotek PST nekje okoli 1-2 GB. Večje datoteke so manj učinkovite.
      4. Kliknite v redu.
      5. Vnesite želeno ime datoteke PST datoteke pod Ime:.
        1. Spet je smiselno poimenovati arhiv po vsebini.
  3. Po želji zaščitite dostop z geslom.
  4. Kliknite v redu.
  5. Zdaj kliknite Zapri.

Premakni pošto v arhiv

Če želite napolniti svoj novo ustvarjeni arhiv PST:

  • Povlecite in spustite celotne mape v korensko mapo, na kateri se novo pojavljajo E-poštne mape.
    • To je priročno, če že imate Arhiv mapo, ki vsebuje, recimo, celotno lansko pošto. Prestavite ga v arhiv PST.
  • Druga možnost je, da arhivirate posamezne predmete:
    • Kliknite na korensko mapo, imenovano po arhivu PST pod E-poštne mape z desno miškino tipko.
    • Izberite Nova mapa … iz menija.
    • Vnesite želeno ime mape.
    • Poskrbi Pošta in objava s je izbrano pod Mapa vsebuje: če želite arhivirati e-pošto. Za arhiviranje drugih predmetov izberite ustrezno kategorijo.
    • Kliknite v redu.
    • Povlecite in spustite posamezne ali skupine e-poštnih sporočil na novo ustvarjeno mapo.
  • Če želite premakniti vso pošto pred določenim datumom v mapi (ali gnezdene mape):
      • V programu Outlook 2016:
        • Kliknite mapa.
        • Pojdi na Info kategorijo.
        • Kliknite Orodja za čiščenje.
        • Izberite Arhiv… iz menija, ki se je pojavil.
      • V programu Outlook 2007:
        • Izberite Datoteka> Arhiv … v meniju Outlook.
    • Poskrbi Arhivirajte to mapo in vse podmape: je izbran.
    • Označite želeno mapo.
    • Določite datum e-poštnih sporočil, do katerih želite premakniti (na primer, letošnji 1. januar) Arhiviranje elementov, starejših od: __ .
    • Uporabi Brskaj … gumb, da izberete arhivsko datoteko PST, ustvarjeno zgoraj.
    • Kliknite v redu.
  • Po želji kompaktirajte svojo živo datoteko PST, da takoj zahtevate novo sproščeni prostor.

Zaprite arhivsko datoteko PST

Ko arhivirate vse elemente, lahko zaprete datoteko PST v programu Outlook:

  1. Kliknite na root datoteko v arhivu PST pod E-poštne mape z desno miškino tipko.
  2. Izberite Zapri "___" iz menija.

Dostop do pošte iz zaprtega arhiva PST datoteke

Če želite naložiti sporočila iz arhivske datoteke PST, ki ste jo zaprli:

    1. V programu Outlook 2016:
      1. Kliknite mapa.
      2. Izberite Odpri in izvozi.
      3. Kliknite Odprite podatkovno datoteko Outlook.
    2. V programu Outlook 2007:
      1. Izberite Datoteka> Odpri> Datoteka podatkov Outlook … v meniju Outlook.
  2. Označite želeno arhivsko datoteko PST.
  3. Kliknite Odprto.

Datoteka PST in njegove mape bodo prikazane pod E-poštne mape, pripravljen za ukrepanje.

Izbira Urednika