Delovna funkcija programa Excel deluje tako, da vstavite funkcijo SUBTOTAL v bazo podatkov ali seznam povezanih podatkov. Uporaba funkcij vmesnega seštevka omogoča hitro in enostavno iskanje in pridobivanje specifičnih informacij iz velike podatkovne tabele.
Čeprav se imenuje "Vmesna funkcija", niste omejeni na iskanje vsote ali skupne vrednosti za izbrane vrstice podatkov. Poleg skupne vrednosti lahko najdete tudi največje vrednosti za vsak podrazdelek baze podatkov.
Ta korak-po-korak tutorial vključuje primer, kako najti najvišjo prodajno vsoto za vsako prodajno regijo.
Koraki v tej vadnici so:
- Vnesite podatke o vadnicah.
- Razvrščanje vzorca podatkov.
- Iskanje največje vrednosti.
Vnesite podatke o vmesnih podatkih
Prvi korak pri uporabi funkcije Total v Excelu je vnašanje podatkov v delovni list.
Pri tem upoštevajte naslednje točke:
- Pomembno je, da vnesete podatke pravilno. Napake, ki jih povzroča napačen vnos podatkov, so vir mnogih težav, povezanih z upravljanjem podatkov.
- Pri vnosu podatkov ne pustite praznih vrstic ali stolpcev. To vključuje ne pri čemer pustite prazno vrstico med naslovi stolpcev in prvo vrstico podatkov.
Za to vadnico
Vnesite podatke v celice A1 do D12, kot je prikazano na zgornji sliki. Za tiste, ki ne želijo tipkanja, so na tej povezavi na voljo podatki, navodila za kopiranje v Excel.
Razvrščanje podatkov
Pred vmesnim seštevkom lahko podatke zbrišete s stolpcem podatkov, iz katerih želite izvleči podatke.
To združevanje se opravi z uporabo funkcije Excel's Sort.
V tej vadnici želimo najti največje število naročil na prodajno območje, tako da jih je treba razvrščati z Regija naslov stolpca.
Razvrščanje podatkov po prodajnih regijah
- Povlecite izbirne celice A2 do D12 da jih označite. Bodi prepričan ne v naslovu izberite naslov v vrstici ena.
- Kliknite na Podatki jeziček traku.
- Kliknite na Razvrsti gumb, ki se nahaja v sredini podatkovnega traku, da odpre pogovorno okno Sort.
- Izberite Razvrsti po regijah s spustnega seznama pod Stolpec naslov v pogovornem oknu.
- Poskrbi da Moji podatki imajo glave se v zgornjem desnem kotu pogovornega okna izklopi.
- Kliknite v redu.
- Podatke v celicah od A3 do D12 je treba sedaj razporediti po abecednem redu v drugem stolpcu Regija. Najprej je treba navesti podatke za tri prodajalce iz vzhodne regije, ki jim sledijo sever, nato jug, in trajajo zahodno regijo.
Najdi največjo vrednost z delnimi vsoti
V tem koraku bomo uporabili funkcijo vmesnega seštevka, da bi našli najvišjo prodajno količino na regijo. Če želite najti najvišjo ali največjo vrednost, funkcija podzemne funkcije uporablja funkcijo MAX.
Za ta seminar:
- Povlecite, izberite podatke v celicah A2 do D12 da jih označite.
- Kliknite na Podatki jeziček traku.
- Kliknite na Vmesni seštevek da odprete pogovorno okno Subtotal.
- Za prvo možnost v pogovornem oknu Pri vsaki spremembi: izberite Regija s spustnega seznama.
- Za drugo možnost v pogovornem oknu Uporabi funkcijo: izberite MAX s spustnega seznama.
- Za tretjo možnost v pogovornem oknu Dodajte delne vsote na: odjavite se Skupna prodaja samo s seznama možnosti, prikazanih v oknu.
- Za tri potrditvena polja na dnu pogovornega okna potrdite:Zamenjajte trenutne vsotePovzetek pod podatki
- Kliknite v redu.
- Tabela podatkov bi morala sedaj vključevati najvišjo prodajno vsoto za vsako regijo (vrstice 6, 9, 12 in 16), kot tudi Grand Max (najvišji skupni prodajni rezultat za vse regije) v vrsti 17. Moral bi se ujemati s sliko na vrhu tega vaja.
