Stvari, ki so klinično najslabše: zapletate se v pogovor, ko ste na poti, da na mrežnem dogodku poberete zadnji dve kocki sira, poslušate prijateljico, ki govori o "borbah" njenega poročnega registra in gledate na svoj urnik in ogled srečanj, ki se vračajo nazaj.
Ne, res! Ste že slišali, da je ta pogovor potekal?
Vi: "Kako je bil tvoj dan?"
Vaš običajen, tekač prijatelj: "Super, srečal sem se en za drugim! PowerPoints, ali bi si upal to izrecno povedati! "
Ne. Nisi.
Pa vendar, vsi smo krivi, če sestanke sestavljamo na koledarjih - tudi jaz. In kot ve kdo, ki je kdaj vodil sestanek, je precej odvrnljivo, ko pogledate po sobi in vsi prikradejo pokukajo na svoje telefone.
In zato sem sestavil ta hitri seznam vseh razlogov, zakaj ljudje (v redu, v redu, jaz) ne poslušajo sestankov - pa tudi nekaj hitrih popravkov. Ker če bomo vsi začeli načrtovati boljše sestanke, jih bomo vsi začeli nekoliko manj zatirati.
1. Nisi imel agende
Razumem! Kul ste, sproščeni ste, prodajate tablete za mrzlo s svoje drsalke.
Toda tu je stvar: Ko začnete sestanek z: »Danes sem pripeljal vse tukaj, da smo se pogovarjali o naši prodajni strategiji - kakšne ideje?« Takoj se izpovem, ker bo 90% odgovorov na kraju samem povsem nepridipravi ("Morali bi prodati več, samo na splošno!" in "Ali smo razmišljali, da bi psa postali naš predstavnik?").
In 100% očesni stik bo nerodna vrsta, v kateri se ljudje brezskrbno vklepajo drug v drugega, da bi lahko govorili.
Namesto tega
Preden pošljete naslednje vabilo na sestanek, sestavite in po e-pošti razčlenite, kako nameravate uporabiti ta čas. To ne bo samo pomagalo ljudem, da se pripravijo nanjo in prinesejo dobre ideje, ampak bo tudi zagotovilo, da boste zapravili pravo količino časa.
Tako enostavno kot:
Zapisnik 1-5: Nadaljnji cilji srečanja: najemite Airbud za novega predstavnika podjetja.
Zapisnik 5–15: Razprava o ciljih: Pogovorite se o resničnosti Airbuda, ki ni samo na voljo, ampak je tudi resničen.
Zapisnik 15–25: Zamiselne ideje: Pojdite po sobi in predlagajte druge govornike, ki se podvojijo kot vodje misli v prostoru.
Minute 25–30: Ponovno določanje vsega: Izberite najboljše ideje in dodelite naslednje korake.
2. Nisi pojasnil, da bi to bila samostojna oddaja
Če niste Morgan Freeman, vas preprosto ne morem poslušati, kako 30 minut govorim, ne da bi zastajal. Razlog je, da ne boste našli preveč priljubljenih TED Talks-ov, ki se bodo vrteli čez 20 minut.
Namesto tega
Če se boste - in samo vi - pogovarjali za celo srečanje, je tisto, za kar govorite, bolje, da je zanimivo, lahko prebavljivo in uporabno zame.
Ko pripravljate dnevni red, o katerem smo ravnokar klepetali, poudarite vse, kar ne bo privedlo do akcijskega koraka (na primer "raziskovanje tega …" ali "brainstorm that …" ali "nadaljevanje mačk, ki igrajo košarko ”).
Nato - in se pripravite na to čarovništvo in čarovništvo - izbrišite. Drugi, ko se nehate sestajati o naslednjih korakih, je drugi, ko začnete izgubljati ljudi.
Zdaj, če ne bi radi ohranili teh stvari, vrzite en bonusni delček v svojo predstavitev v skladu z besedami "za razpravo v prihodnosti …" ali vključite en list z zanimivimi osnovnimi informacijami v ta dnevni red, ki ga pošljete pred čas.
3. Ničesar posebej od mene niste potrebovali
To, kar pravite, je tangencialno povezano z mojo službo in mislite, da bi mi bilo koristno, da poslušam. Teoretično, vsekakor!
A v resnici? Takoj ko ugotovim, da mi od srečanja ne bo treba tehtati ali sprejeti ničesar, kar je mogoče, se usmerim v seznam opravkov, ki me čaka za mizo.
Namesto tega
Sovražim, da bi na vas kar naprej metali besedo A, vendar se to vse vrne na to agendo. S tem, ko ga predčasno pošljete in poslušalce označite kot neobvezne goste, povabljencem omogočite, da se pridružijo ali ne pridružijo (in s tem zagotovite, da bodo vsi, ki prihajajo, navdušeni, da poslušajo). Zakaj je na vašem srečanju nekdo, ki bo vseeno spuščal razpoloženje s svojim praznim zombijskim pogledom?
Vem, kaj si misliš: Jenni, ta "dnevni načrt" zveni kot veliko dela za sestanek. In se strinjam! Če pa koga prosite, naj si vzame 30 ali 60 minut svojega dne, se morate malo potruditi.
Ali - in ne, na žalost, ne bom rekel, "samo krilo, Čad" - lahko srečanje spremenite v e-pošto. Potrebuje nekaj več časa kot oblikovanje dnevnega reda, vendar vam prihrani dejanski čas sestanka. In na srečo za vas imamo navodila, kako enostavno to storiti tukaj.
