E-pošta, kot vsaka oblika komunikacije, je osebna stvar. Kako vse preverjate, upravljate in pošiljate vse od enoprostorcev do elektronskih miss, je pogosto kombinacija želja in navad.
Kljub temu je nekaj pravil, ki bi jih morali vsi upoštevati, da bi kar najbolje izkoristili svojo e-poštno komunikacijo, svojo produktivnost in svoj čas. Preberite si tri najpogostejše napake v mapi »Prejeto«, kako vam škodijo pri delu in kako izboljšati upravljanje e-pošte.
Napaka # 1: puščanje e-poštnih sporočil v mapi »Prejeto«
Začel bom z najbolj kontroverznim: v e-poštni nabiralnik pustite vse svoje e-pošte. Vem, da mislite, da je vseeno, ali puščate e-poštna sporočila v mapi »Prejeto«, potem ko ste jih obravnavali ali ne, toda možgani se prosijo, da se razlikujejo. Študija iz leta 2011 iz Princetonovega inštituta za nevroznanost je ugotovila, da "ko je vaše okolje natrpano, kaos omejuje vašo sposobnost osredotočenosti". To velja tudi za vaše virtualno okolje; več e-poštnih sporočil, ki jih lahko vidite - tudi tistih, ki niso več pomembni - več časa bodo možgani podzavestno porabili za njihovo razmišljanje.
Raziskava kaže, da boste z zmanjšanjem nereda v nabiralniku naredili manj motečih, bolj produktivnih in lažje obdelali informacije. Če to ni dober razlog za odlaganje teh 3.799 starih e-poštnih sporočil v mapo »Prejeto«, ne vem, kaj je.
Kako narediti spremembo
Začnite uporabljati mapo »Prejeto« samo za novo pošto. Če končate z e-poštnim sporočilom, ga je treba arhivirati, vložiti ali izbrisati (glejte spodaj za uporabo, kdaj). Vedno lahko pozneje poiščete poljubno e-poštno sporočilo.
Napaka # 2: Brisanje, ko naj arhivirate ali arhivirate (in vice Versa)
Zdaj, ko uporabljate mapo »Prejeto« samo za novo pošto (ura!), Je vprašanje: Kaj naj počnete z vsem e-poštnim sporočilom, s katerim ste končali?
Možnosti so a) brisanje ali b) datoteka v ustrezni mapi (ali arhivu za uporabnike Gmaila). Številni ljudje delajo napako, ker se preveč zanesejo do skrajnosti: bodisi izbrišejo vsa sporočila bodisi jih obdržijo. Resnica je, da je zdravo ravnovesje najboljša rešitev. Skladiščenje e-poštnih sporočil, ki jih ne potrebujete, prispeva k kvoti za shranjevanje v vašem e-poštnem računu in otežuje iskanje e-poštnih sporočil, ki ste jih želeli obdržati, ko jih iščete. In čezmerno brisanje? Morda boste končali kot moj prijatelj, ki je izbrisal e-poštno sporočilo o potrditvi leta in skoraj zamudil svoj let.
Kako narediti spremembo
Ko končate z e-pošto, si vzemite dve sekundi, da razmislite, ali boste v prihodnosti morda želeli imeti dostop do nje. Če ne: Čas za brisanje. Če je odgovor da: Arhivirajte ali shranite!
Napaka # 3: Uporaba mape »Prejeto« kot seznam opravkov
Za ljudi, ki ne marajo seznamov opravkov, je enostavna rešitev (ali tako mislijo) uporaba mape »Prejeto« kot eno. Zdaj, ko gre za standardne naloge, povezane z e-pošto, kot je "Odgovor na Jerryjevo e-poštno sporočilo o času sestankov", mislim, da so ti ljudje mrtvi. Te naloge sploh ne bi smele biti na seznamu opravkov, odgovoriti bi morali nanje kot del običajnega poslovanja.
Pri resničnih nalogah, kot sta "Ustvari predlog za novo stranko" ali "Plačajte najemnino pisarne", toplo priporočam, da poiščete sistem seznamov opravil, ki deluje za vas, in se ga držite. Zakaj? Ker želite vsak dan opraviti najpomembnejše naloge, morate imeti možnost, da določite prednostni seznam in se osredotočite na seznam opravkov. Če uporabljate mapo »Prejeto« kot opravilo, svoj čas dajete v roke drugih ljudi. Z vsakim novim e-poštnim sporočilom pride tudi novo opravilo, ali vam je všeč ali ne. Toda zavestno dodajanje naloge na svoj seznam opravkov je priložnost, da ugotovite, ali bi to morali resnično početi zdaj, namesto da bi se ukvarjali z drugimi.
Še vedno niste prepričani? Tudi Jill Duffy, Leo Babauta in Jesse Garner so odlični primeri za to.
Kako narediti spremembo
Pojdite skozi mapo »Prejeto« in potegnite vse naloge, ki jih je mogoče uporabiti. Če je to edino, zaradi česar je e-poštno sporočilo zdaj vredno, arhivirajte, datoteke ali izbrišite. In v redu, če resnično vztrajate pri uporabi mape »Prejeto« kot seznama opravil, poskusite s poštnim nabiralnikom, aplikacijo, ki lahko pomaga pretvoriti e-poštna sporočila v opravke in jih spraviti iz mape »Prejeto«.
