Ko me je sodelavec opozoril na starejši članek o produktivnosti e-pošte Georga Kaoa, ki je ponovno pripravljal kroge, sem se zavedel, da je boj za prejeto sporočilo resničen. Pravkar sem se vrnil s tritedenskega medenega tedna na Japonskem, tako da iz prve roke vem, kako resnično je to. Prava spretnost za upravljanje mape s prejetimi sporočili, in če ne ravno umetnost, potem izobraževanje. Med mojim potovanjem je moj mož, ki si vseskozi prizadeva za mapo »Prejeto« ves čas, pogledal moj telefon, videl ikono pošte in številko, ki lebdi nekje okoli 400, in se razburil.
"To me poudarja, " je rekel, in praktično sem lahko videl znoj, ki se je nalepil na njegovo čelo. Ampak, bil sem na dopustu! In za službeni račun in osebni naslov sem imel zunaj odzivnika. Od mene nihče ni pričakoval ničesar in sem se ob moji vrnitvi počutil prijetno naraščajočega števila.
Seveda so tudi zahtevne mape v mapi »Prejeto«, čeprav na trenutke dolgočasne. Vseeno je, če sporočila preverjate v ponedeljek zjutraj, ko cel vikend odklopite iz vtičnice ali sredi popoldneva. Če v nekaj sekundah ne veste, ali sporočilo zahteva - kaj šele, zasluge - odgovor, verjetno zapravljate dragocene delovne minute, da bi ga razbrali.
Podnaslov Kaoovega dela, „Kako redno priti do novice Inbox Zero“ me je spomnil na pomembnost tega, da preprosto vem, na kaj se moram odzvati in kdaj. To zavedanje lahko pomeni razliko med prepolno prejeto pošto in urejeno in urejeno. Tu so kratki nasveti, ki vam bodo pomagali pri odločitvi.
1. Poiščite namige
Včasih so očitne. Eden od mojih kolegov posreduje kar nekaj e-poštnih sporočil, ki se nanašajo na dogodke, študije in poročila, vendar vedno zapiše: "Prosto arhivirajte." perverzno odgovorov ("Hvala!"), vendar sem hitro ugotovil, da njena očitna nota o arhiviranju pomeni, da ne želi niti ne potrebuje odgovora.
Če nimate tako neposrednega namiga, ga preberite še enkrat in resnično pomislite, kako bi vaš odgovor vplival na opombo. Če ne bi - recimo, oseba v vašem oddelku preprosto deli projekt, ki ga dela, in trenutno nimate ničesar vrednega dodati, ne odgovarjajte zgolj zaradi potrditve prejema.
2. Odpravite vprašanje
Kot pri zgornjem, bo tudi to pogosto enostavno. Če imate jasno vprašanje, na katero nameravate odgovoriti, je očitno potreben odgovor in morda hiter na to - ali pa v 24 urah. Ker vsi ne morejo priti do vas, boste napisali najbolj zgovorna ali najbolj natančna e-poštna sporočila, boste morda morali prelistati odstavke, da boste videli, če imate kaj za odgovor.
Če ste ugotovili, da ni nobenega vprašanja, vendar imate svoje poizvedbe, potem vsekakor odgovorite na pojasnila. Vredno je, da spremljate in dodate sporočilo v mapo »Prejeto«, če lahko prihrani prihodnje nesporazume.
3. Govorite - če želite slišati
Ta je najzahtevnejši v skupini, toda ko ga boste obesili, bo postal druga narava. Velikokrat boste prejeli e-pošto, ki očitno ne zahteva ničesar od vas. Morda boste prejeli odgovor na nekaj, kar ste poslali, povratne informacije o projektu, ki ste ga zaključili, nasvete za ravnanje s situacijo, informacije o ciljih posameznega oddelka. Če pogovoru ne dodate nič novega ali če lahko čisto vzamete komentar in nadaljujete s svojim delom, potem se lahko ne morete odzvati.
Če pa se po drugi strani čutite prisiljeni izraziti sebe - zaradi razjasnitve ali podrobnejše odločitve, ki ste jo sprejeli ali dajanje novega vpogleda -, potem morate pritisniti na gumb za odgovor. To je še posebej res, če je vaše delovno okolje tisto, ki spodbuja samostojno razmišljanje in prispeva k tematikam, o katerih razpravljate.
Brez dvoma je treba, da novice, množična e-poštna sporočila ali kaj podobnega za branje ne potrebujejo odziva. Če se vam bo to zdelo koristno, lahko ustvarite mape v skladu s predlogi Kao, organizacija in poštni nabiralnik ter vzdrževanje pa se bo praktično počutil samodejno.
Upoštevati je treba še to: postavite se na mesto pošiljatelja. Če bi bil tisti, ki je poslal to sporočilo, bi iskal odgovor? Medtem ko zagotovo obstajajo časi za zahvalo, če se z nekom redno dopisujete ali imate veliko naprej in nazaj - na nekatere je potreben bolj premišljen odgovor - e-pošto verjetno varno pustite pri miru in pazite, da ne pošljete nepotreben dvobesedni odgovor nekomu, ki, podobno kot vi, najverjetneje poskuša doseči nič v nabiralniku.
