V zadnjem času sem vedno pogosteje s poslovnimi klici, ki so me kljub pametnim ljudem pustili slab vtis. Seveda, klici se zdijo precej preprosti, toda vse od tehnoloških napak, ki bi se jim lahko izognili slabemu upravljanju časa, lahko resnično vpliva na vtise vaših strank in kolegov o vas (da ne omenjam vaše produktivnosti).
Tako, kot obstajajo nenapisana pravila za e-pošto in sestanke, sem natančno zapisala smernice za poslovne telefonske klice in konferenčne klice, ki bi jih morali upoštevati vsi. Tu je več produktivnih (in manj motečih) klicev za vedno več!
Pred klicem se dogovorite, katera oseba kliče koga in na kateri številki. Tri minute po klicu po elektronski pošti naj bi se začelo z "kam naj te pokličem?" zapravlja vsak čas.
Na splošno, če vprašate koga drugega, mu ponudite, da ga pokličete. Če pomagate nekomu drugemu, prosite to osebo, da vas pokliče, da se ne bi bilo treba preganjati.
Razporedite klic za potreben čas in ne pozabite, da je to lahko pet, 10 ali 20 minut. Ne bi smeli zaokrožiti na najbližji prirast 30 minut.
Če že pred časom veste, da zamujate na klic, obvestite drugo osebo po e-pošti in mu ponudite, da ga pokliče, ko boste pripravljeni.
Če se oseba, ki jo kličete, ne dvigne, ne puščajte sporočila prvič. Poskusite znova 1-2 minut pozneje in če se ne bo pobral, pustite sporočilo in tudi po e-pošti in mu sporočite, da ste ga poklicali, in navedite, koliko časa boste na voljo. Potem ne pokliči več, razen če je nujno.
Če več kot dve osebi govorita, pred časom nastavite klicno številko. Obstaja veliko brezplačnih storitev, kot je UberConference, ki pomagajo pri tem.
Kličite čim manj ljudi in poskrbite, da bodo vsi tam res potrebni. Več ko je ljudi na liniji, manj so vsi pozorni.
Prepričajte se, da klic sprejemate s mirne lokacije z dobrim signalom. Uporaba kopenskih vodov, kadar koli je to mogoče, prepreči težave s signalom.
Če vas ujamejo na hrupnem mestu, obvestite ljudi, da boste brez besed, če ne govorite. To je spoštljivo početje.
Če ne kličete s telefona, ki ga redno uporabljate, se prepričajte, kako veste, kako upravljati. To je še posebej pomembno pri uporabi neznanega sistema pisarniškega telefona.
Za predstavitev nečesa na klicu ne priporočam diapozitivov, razen če delate demonstracijo, če pa niste, jih ne pošiljajte po e-pošti. Namesto tega uporabite storitev skupne rabe zaslona, kot je GoToMeeting ali Screenleap, da ljudje ne pokukajo skozi, skočite naprej in nato nehajte biti pozorni.
Če uporabljate storitev skupne rabe zaslona, se pred začetkom klica prepričajte, ali deluje, in da imajo kolegi vse, kar bi potrebovali pred klicem.
Če se z ljudmi srečujete prvič ali resnično želite, da so ljudje pozorni, razmislite o videokonference.
Tako kot pri sestankih začnite pravočasno. Čakanje na strahote jih le spodbuja.
Če se pridružite konferenčnemu klicu, se nemudoma predstavite, tako da nihče ne preseneča, da ste tri minute poslušali, kaj so mislili, da gre za pogovor med seboj.
Če se nekdo pridruži pozno, ga ne ujemite. Zapravlja čas vseh drugih. Spodbujajte to osebo, da se na koncu klica z nekom ujame, da vidi, kaj je zamujeno.
V prvih 120 sekundah klica podajte pregled, kdo ste in zakaj kličete, nato pa določite svoj dnevni red ali cilj. Drugi, ki kličejo, bi morali takoj vedeti, kaj želite od njih.
V prvih nekaj minutah vsakega klica potrdite, koliko časa morajo vsi govoriti, da boste lahko ustrezno vodili pogovor.
Če imate na liniji več kot tri osebe, bi moral organizator hitro poklicati, da se prepriča, da so vsi tam, in jih na kratko predstaviti.
Pojdite okoli s posameznimi predstavitvami, če bo to pomagalo pri poslovanju, in to upoštevajte v vašem dnevnem redu. V nasprotnem primeru boste izgubili veliko časa.
Če razpis ne delite svojega strokovnega znanja, ne smete govoriti več kot 70% časa. Če je na vrsti veliko ljudi, se ta številka zmanjša na 25%.
Naj bodo stavki kratki in jih redno prestavljajte med idejami. To bo ljudem omogočilo, da skočijo noter ali postavljajo vprašanja.
Če ste organizator klica, je vaša naloga, da pokličete ljudi, da sodelujejo, če se ne pogovarjajo in če nekdo drug monopolizira pogovor.
Strateško uporabite gumb za izklop zvoka. Če vas 90% klica izključi, verjetno ne boste v celoti pozorni.
Ne bodite oseba, ki preverja e-poštno sporočilo in mora vprašati, ali naj se vprašanje ponovi. Če med večino klicev preverjate e-pošto, so predolgi, vpleteni so preveč ljudi ali vam ni treba, da bi bili na njih.
Pet minut pred koncem klica opozorite vse, da se zaključuje, in vprašajte, ali obstajajo kakršna koli vprašanja. Ne dovolite, da vas premaga, če je to sploh mogoče - to je nespoštovanje časa drugih ljudi.
Spremljajte naslednje korake, ko bo klic nadaljeval, in jih pošljite po e-pošti kot opomnik.
Povej nam! Katero je vaše najljubše pravilo za telefonski klic? Je kaj, kar smo zamudili?
