Ah, Slack! Vse bolj priljubljeno orodje (skupaj s HipChat in Google Chat) trdi, da povečuje sodelovanje in zmanjšuje e-pošto v pisarnah. Čeprav je to lahko res, je to lahko tudi hiper moteč, neprimeren način komunikacije in čutim in berem čedalje več godrnjanja o tem, kako ekipe niso tako učinkovite, kot bi morale biti.
Verjamem, da je večina teh vprašanj posledica dejstva, da nov sklop družbenih norm še ni določen in ponotranjen, da bi kar najbolje izkoristili ta osupljiva nova komunikacijska orodja. Torej, v duhu mojih e-poštnih sporočil, telefona in pravil za sestanke, je tukaj 15 pravil za digitalno komunikacijo, ki jih moram živeti:
- Klepetanje z vprašanjem je enostavno - pravzaprav preveč enostavno. Torej, preden to storite, se prepričajte, da niste leni in se izogibajte iskanju odgovora zase. Ko boste naslednjič želeli svojemu kolegu zastaviti "zelo hitro vprašanje", si postavite ta dva vprašanja: Ali lahko Google to pošljem? Ali lahko to najdem v našem notranjem pogonu ali dokumentih?
-
Če je nekdo brez povezave ali uporablja status »Ne moti«, to upoštevajte kot zaprta vrata pisarne. Kolegom sporočite le, če gre za takšno težavo, v katero boste vstopili v njihovo pisarno, saj to dejansko počnete. Če tega ne želite motiti, to pojasnite čim pogosteje, tako da se odjavite ali omogočite DND.
-
Danes ne potrebujete odziva? Nato namesto klepeta vedno pošljite e-pošto. Klepet pomeni »To zdaj potrebujem.« Potrebujete odgovor že danes, pa tudi potrebujejo, da pokrije veliko temeljev? Če bi odgovor potreboval več kot pet minut, se vedno odločite za e-pošto. S tem se kolegu vljudno odločite, kdaj bo prekinil njegovo delo, da bi se spopadel z vašo težavo.
-
Vedite, da ko rečete "imaš minuto?" (Ali kakršno koli spremembo le-tega), si resnično rečeš: "Takoj si bom vzel čas." Ker je odgovor, ki ga boste skoraj vedno dobili, ponavadi: "da, kaj se dogaja? «in resničnost je, da je bila oseba verjetno sredi česa drugega. Namesto tega poskusite: "Ko imaš minuto, bi te rad nekaj odbil. Ne mudi se!"
-
Podobno kot v e-pošti in besedilih je tudi ton mogoče prek klepeta težko oceniti. Torej, vedno darujte ljudem koristi od dvoma in prevzemite dobre namene. Mislite, da so srhljivi ali sarkastični? Ponovno preberite sporočilo sebi s prijetnim tonom in nasmehom kot drobovje. Če ste zaskrbljeni, lahko vaše sporočilo napačno razlagate, vstavite GIF ali emoji, da se vaši nameni razjasnijo.
-
Tako kot je odgovor vsem na celotno podjetje najslabši , pošiljanje klepeta, ki je pomemben le za peščico 50 sodelavcev, je zoprno. Torej, ko razpravljate, kdo naj se priklopi, najprej zavežite majhno.
-
Če gre za napoved, na katero želite, da se lahko vaša ekipa napoti nazaj, uporabite e-pošto. Tu je izjema, če vaše podjetje redno uporablja pripete klepete in vsi vedo, kako uporabljati to funkcijo in kje iskati ključne informacije.
-
Uporabite orodja in vtičnike za pametnejši klepet. Vprašanje »Ali so vsi v četrtek brezplačni za skupinsko kosilo?« Odpira množico odgovorov in naprej in nazaj. Preprost vtičnik, kot je Simple Poll, poskrbi za to in zmanjša ves hrup na eno sporočilo: