Možnosti vrednotenja podatkov Excel vključujejo ustvarjanje spustnega seznama, ki omejuje podatke, ki jih je mogoče vnesti v določeno celico na vnaprej določeni seznam vnosov.
Ko spustnem seznamu dodate v celico, se poleg nje prikaže tudi puščica. S klikom na puščico odprete seznam in vam omogočite, da izberete enega od elementov seznama za vstop v celico.
Podatki, uporabljeni na seznamu, se lahko nahajajo:
- na istem delovnem listu kot seznam
- na drugem delovnem listu v istem delovnem zvezku
- v drugem delovnem zvezku
Vaje: Uporaba podatkov, shranjenih v drugačni delovni zvezki
V tej vadnici bomo ustvarili spustni seznam s seznamom vnosov, ki se nahajajo v drugem delovnem zvezku.
Prednosti uporabe seznama vnosov, ki se nahajajo v drugem delovnem zvezku, vključujejo centraliziranje podatkov seznama, če jih uporabljajo več uporabnikov in varujejo podatke pred naključno ali namerno spremembo.
Opomba: Ko so podatki seznama shranjeni v ločeni delovni zvezek, morajo biti oba delovna zvezka odprta, da lahko seznam dela.
Po korakih v spodnjih tutorijih spodaj gre skozi ustvarjanje, uporabo in spreminjanje spustnega seznama, podobnega tistemu, ki ga vidite na zgornji sliki.
Navodila za vaje pa ne vključujejo korakov oblikovanja za delovne liste.
To ne bo motilo dokončanja vadnice. Vaš delovni list bo drugačen kot primer na strani 1, vendar vam bo spustni seznam dala enake rezultate.
Vadnice Teme
- Odpiranje datotek in shranjevanje vadbenih podatkov
- Ustvarjanje dveh imenovanih območij
- Odpiranje pogovornega okna za preverjanje podatkov
- Vnos v vir podatkov in zaključek spustnega seznama
- Spreminjanje elementov seznama
- Možnosti za zaščito spustnega seznama
Vnos podatkov o vadnicah
Odpiranje dveh Excelovih delovnih zvezkov
Kot smo že omenili, se za ta vadnik podatki za spustni seznam nahajajo v drugem delovnem zvezku s spustnega seznama.
Za to vadnico upoštevajte ta navodila:
- Odprite dva prazna Excelova delovna zvezka
- Shranite en delovni imenik z imenom data-source.xlsx - ta delovni zvezek vsebuje podatke za spustni seznam
- Shranite drugi delovni zvezek z imenom spustni seznam.xlsx - ta delovni zvezek vsebuje spustni seznam
- Po shranjevanju oba delovna knjižica pustite odprta.
Vnos podatkov o vadnicah
- V spodnje podatke vpišite v celice od A1 do A4 data-source.xlsx delovni zvezek, kot je prikazano na zgornji sliki.
-
A1 - Medenjaki A2 - Lemon A3 - Oatmeal Raisin A4 Čokoladni čip
- Shranite delovni zvezek in ga pustite odprte
- V spodnje podatke vpišite v celice B1 spustni seznam.xlsx delovni zvezek.
-
B1 - Vrsta piškotkov:
- Shranite delovni zvezek in ga pustite odprte
- Spustni seznam bo dodan v celico C1 tega delovnega zvezka
Ustvarjanje dveh imenovanih območij
Ustvarjanje dveh imenovanih območij
Imenski obseg omogoča, da se sklicujete na določen obseg celic v delovnem zvezku Excel.
Imenski obseg ima v Excelu veliko uporab, ki jih uporabljajo v formulah in pri ustvarjanju grafikonov.
V vseh primerih se namesto vrste referenc celic uporablja imensko območje, ki označuje lokacijo podatkov v delovnem listu.
Če se uporablja na spustnem seznamu, ki se nahaja v drugem delovnem zvezku, je treba uporabiti dva imenjena območja.
- Ena je ustvarjena za elemente seznama v delovnem zvezku, kjer se podatki nahajajo
- V delovni zvezki se ustvari druga, kjer se nahaja spustni seznam. Ta druga imenovan obseg povezuje z imenovanim obsegom v prvi delovni zvezek
Vadbeni koraki
Prvi imenovan obseg
- Izberite celice A1 - A4 od data-source.xlsx delovni zvezek, da jih poudari
- Kliknite polje z imenom, ki se nahaja nad stolpcem A
- V polje »Ime« vpišite »piškotke« (brez narekovajev)
- Pritisnite tipko ENTER tipko na tipkovnici
- Celice od A1 do A4 data-source.xlsx delovni zvezek ima zdaj ime Piškotki
- Shranite delovni zvezek
Drugi imenovan obseg
Ta drugi imenovan obseg ne uporablja referenčnih točk celice spustni seznam.xlsx delovni zvezek.
Namesto tega se bo, kot je bilo omenjeno, povezalo z Piškotki ime območja v data-source.xlsx delovni zvezek.
To je potrebno, ker Excel ne bo sprejel celičnih referenc iz druge delovne knjige za določen obseg. Vseeno bo, razen za drugo ime razpona.
Ustvarjanje drugega imenovanega območja torej ni izvedeno z uporabo Ime polja vendar z uporabo Ime Manager možnost, ki se nahaja na Formule jeziček traku.
- Kliknite na celico C1 v spustni seznam.xlsx delovni zvezek
- Kliknite na Formule> Upravitelj imen na traku, da odprete Ime Manager pogovorno okno
- Kliknite na Novo gumb, da odprete Novo ime pogovorno okno
- V vrstici vrstice: Podatki
- V vrstici Refers to line: = 'data-source.xlsx'! Piškotki
- Kliknite V redu, da dokončate imensko območje in se vrnete v pogovorno okno Name Manager
- Kliknite Zapri, da zaprete pogovorno okno Name Manager
- Shranite delovni zvezek
Odpiranje pogovornega okna za preverjanje podatkov
Odpiranje pogovornega okna za preverjanje podatkov
Vse možnosti preverjanja podatkov v programu Excel, vključno s padajočimi seznami, so nastavljene s pogovornim oknom za preverjanje podatkov.
Poleg dodajanja spustnih seznamov na delovni list lahko preverjanje podatkov v Excelu uporabite tudi za nadzor ali omejitev vrste podatkov, ki jih je mogoče vnesti v določene celice v delovnem listu.
Vadbeni koraki
- Kliknite na celico C1 spustni seznam.xlsx delovni zvezek, da postane aktivna celica - tukaj se bo spustil seznam
- Kliknite na Podatki jeziček v meniju traku nad delovnim listom
- Kliknite na Validacija podatkov ikona na traku, da odprete spustni meni
- Kliknite na Validacija podatkov možnost v meniju, da odprete pogovorno okno Data Validation
- Odprite pogovorno okno za naslednji korak v vadnici
Uporaba seznama za preverjanje podatkov
Izbira seznama za preverjanje podatkov
Kot je omenjeno, poleg spustnega seznama obstajajo številne možnosti za preverjanje podatkov v Excelu.
V tem koraku bomo izbrali Seznam kot vrsto potrditve podatkov, ki se uporablja za celico D1 delovnega lista.
Vadbeni koraki
- Kliknite na Nastavitve v pogovornem oknu
- Kliknite na puščico navzdol na koncu Dovolite da odprete spustni meni
- Kliknite na Seznam da izberete spustni seznam za preverjanje podatkov v celici C1 in aktivirate Vir vrstico v pogovornem oknu
Vnos v vir podatkov in zaključek spustnega seznama
Ker je vir podatkov za spustni seznam v drugem delovnem zvezku, bo v stolpcu vnesen drugi imenovan obseg, ustvarjen prej Vir vrstico v pogovornem oknu.
Vadbeni koraki
- Kliknite na Vir line
- Vnesite "= Podatki" (brez narekovajev) v vrstici Izvor
- Kliknite v redu za dokončanje spustnega seznama in zaprite Validacija podatkov pogovorno okno
- Majhno puščica navzdol ikona, ki se nahaja na desni strani celice C1
- S klikom na puščico navzdol bi morali odpreti spustni seznam, ki vsebuje štiri imena piškotkov, vnesenih v celice od A1 do A4 data-source.xlsx delovni zvezek
- Klik na eno od imen mora vnesti to ime v celico C1
Spreminjanje spustnega seznama
Spreminjanje elementov seznama
Če želite spustni seznam posodobiti s spremembami v naših podatkih, bo morda treba redno spreminjati izbire na seznamu.
Ker smo uporabili a imenovanega območja kot vir za naše elemente seznama in ne dejanska imena imen, spreminjanje imen piškotkov v imenovanem obsegu, ki se nahajajo v celicah od A1 do A4 od data-source.xlsx delovna zveza takoj spremeni imena na spustnem seznamu.
Če so podatki vneseni neposredno v pogovorno okno, spreminjanje seznama vključuje vrnitev v pogovorno okno in urejanje izvorne vrstice.
V tem koraku se bomo spremenili Lemon do Krzno na spustnem seznamu s spreminjanjem podatkov v celici A2 imenovanega območja v data-source.xlsx delovni zvezek.
Vadbeni koraki
- Kliknite na celico A2 v data-source.xlsx delovni zvezek (Lemon), da postane aktivna celica
- Tip Krzno v celico A2 in pritisnite tipko Enter na tipkovnici
- Kliknite puščico navzdol za spustni seznam v celici C1 spustni seznam.xlsx delovni zvezek, da odprete seznam
- Točka 2 na seznamu naj bi zdaj prebrala Krzno namesto Lemon
Možnosti za zaščito spustnega seznama
Možnosti za zaščito spustnega seznama
Ker so naši podatki na drugem delovnem listu iz spustnega seznama, ki so na voljo za zaščito podatkov seznama, vključite:
- Zaščitite delovni list, ki vključuje blokiranje celic A1 do A4 na listu 2
- Zahteva geslo za spremembo delovnega zvezka
- Delovni zvezek je odprt kot Le za branje
